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Social : Attention, nouvelles obligations d’information pour l’employeur
- Par Estelle Trichet --
- le 12 avril 2024
Afin d’assurer « des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l’Union européenne », une directive européenne a été transposée en France(1). Le texte, qui est entré en vigueur le 1er novembre 2023, établit une liste d’informations que l’employeur doit désormais communiquer à ses salariés. Estelle Trichet, co-responsable du groupe de travail Social de Walter France, explique la manière dont les entreprises doivent respecter ces nouvelles obligations.
Ce texte s’applique aux salariés et employeurs de droit privé. Il définit les modalités relatives aux informations dues au salarié par l’employeur concernant les relations de travail, ainsi que sur les postes à pourvoir au sein de l’entreprise.
Une longue liste d’informations à communiquer
Le décret précise les principales informations relatives aux relations de travail que doit délivrer l’employeur au salarié ; tant celles dues à tous les salariés que celles dues aux salariés appelés à travailler à l’étranger. Le texte précise par ailleurs les modalités d’établissement et de délivrance de ces informations.
Informations à communiquer individuellement au salarié au plus tard le 7e jour calendaire à compter de la date d’embauche
– L’identité des parties à la relation de travail
– Lieu (ou lieux) de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur
– L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi
– La date d’embauche
– Pour les CDD : la date de fin ou la durée prévue (cette information doit être communiquée dans les deux jours ouvrables suivant l’embauche)
– La durée et les conditions de la période d’essai
– Les éléments constitutifs de la rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires, la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération)
– La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence (en cas de mise en place d’un dispositif d’aménagement du temps de travail), les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, et, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe (en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes)
Informations à communiquer au plus tard un mois à compter de la date d’embauche
– L’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est (dans le cadre du salarié temporaire)
– Le droit à la formation professionnelle
– La durée des congés payés ou les modalités de calcul de cette durée
– La procédure applicable en cas de rupture du contrat de travail
– Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement
– Les régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié et les contrats de protection sociale complémentaire dont il bénéficie.
Des modalités de transmission papier ou électronique
L’employeur adresse ces informations au format papier, par tous moyens conférant date certaine (2).Il peut donc s’agir, par exemple, d’un recommandé avec accusé de réception ou d’un document remis en main propre contre décharge.
L’employeur peut également adresser ces informations au format électronique si le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique ; à condition que les informations puissent être enregistrées et imprimées ; et à condition de conserver un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.
Pour Estelle Trichet : « En pratique, un grand nombre des informations listées est déjà communiqué au salarié par l’intermédiaire du contrat de travail. En sus, il existe des obligations d’information autres et spécifiques : remise d’une notice sur les garanties souscrites en matière de prévoyance complémentaire (c. séc. soc. art. L. 932-6), remise d’une notice sur les textes conventionnels applicables (c. trav. art. R. 2262-1), etc. »
Il s’agit donc pour les employeurs ou les services RH de vérifier s’ils transmettent bien toutes les informations listées par la nouvelle réglementation, dans les délais et selon les modalités exigées pour éventuellement adapter leurs pratiques et s’interroger s’il est pertinent ou non de les ajouter dans le contrat de travail ou dans des documents annexes. Enfin, il importe de noter que certaines de ces informations peuvent être transmises en faisant référence aux dispositions légales, réglementaires, administratives ou statutaires ou aux conventions collectives qui s’appliquent, ce qui peut sembler plus sécurisant dans le temps.
Avertir des modifications dans les plus brefs délais
Lorsqu’une ou plusieurs des informations délivrées au moment de l’embauche doivent être modifiées, l’employeur remet au salarié un document indiquant ces modifications. Cette « mise à jour » intervient dans les plus brefs délais et au plus tard à la date de prise d’effet de la modification, selon les modalités initiales (format papier ou, sous certaines conditions, électronique).
L’employeur est dispensé de cette obligation de mise à jour lorsque la modification résulte exclusivement d’un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur (3).
Le cas spécifique des informations à communiquer aux salariés appelés à l’étranger
Salariés appelés à travailler à l’étranger pour plus de quatre semaines consécutives
Outre les informations à communiquer dans le cadre du dispositif de droit commun, le salarié appelé à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives doit avoir connaissance, avant son départ, des éléments suivants(4) :
– Pays dans lequel ou lesquels le travail à l’étranger est effectué, ainsi que la durée prévue ;
– Devise servant au paiement de la rémunération (avec possibilité d’un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables) ;
– Le cas échéant, avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;
– Renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié.
Salariés détachés dans le cadre d’une prestation de services transnationale dans l’Union européenne ou dans l’espace économique européen
Le salarié détaché dans le cadre d’une prestation de services transnationale(5) ou de l’Espace économique européen pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives doit être informé, en plus des éléments de droit commun(6) :
– de la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l’État d’accueil (avec possibilité d’un simple renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables) ;
– le cas échéant, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture
– de l’adresse du site internet national mis en place par l’État d’accueil(7)
Comme pour les salariés appelés à partir à l’étranger au moins quatre semaines consécutives, toutes les informations requises doivent être communiquées au salarié avant son départ, avec la même problématique pour les informations de droit commun.
L’employeur doit satisfaire à cette requête dans les mêmes délais que pour les salariés qu’il vient d’embaucher, c’est-à-dire au plus tard le septième jour calendaire ou au plus tard dans le mois, selon la nature de l’information demandée.
Les risques encourus en l’absence de transmission des informations
Le salarié qui n’aura pas reçu ces informations pourra mettre en demeure son employeur de les lui communiquer sous sept jours calendaires. En l’absence de réponse de son employeur dans ce délai, le salarié pourra saisir le Conseil des prud’hommes.
Les modalités d’informations sur les postes à pourvoir
Dans le but de permettre une meilleure transition vers une forme d’emploi plus stable, les dispositions relatives à l’information des salariés sur les postes en CDI à pourvoir au sein de l’entreprise sont modifiées. L’information concerne les salariés titulaires d’un CDD et les salariés temporaires. Ces salariés doivent justifier d’une ancienneté continue d’au moins six mois dans l’entreprise.
Cette information respecte deux étapes :
– le salarié en CDD ou le salarié temporaire formule sa demande « par tout moyen donnant date certaine à sa réception » (exemple : par lettre recommandée avec accusé de réception) ;
– dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande, l’employeur fournit par écrit la liste des postes à pourvoir correspondant à la qualification professionnelle du salarié. Le salarié ou l’intérimaire a droit à deux demandes par année civile. L’employeur est donc dispensé de répondre à une troisième demande.
Références de l’article
(1) Le décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023 procède à la transposition de la directive (UE) 2019/1152 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019
(2) c. trav. art. R. 1221-39 nouveau
(3) c. trav. art. R. 1221- 40 nouveau
(4) c. trav. art. R. 1221-36 et R. 1221-37 nouveaux
(5) dir. 96/71/CE du 16 décembre 1996
(6) c. trav. art. R. 1221-36 et R. 1221-37 nouveaux
(7) conformément aux dispositions de l’article 5, paragraphe 2 de la directive 2014/67/UE du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 relative à l’exécution de la directive 96/71/CE.
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