Bien comprendre la dématérialisation. QU’EST CE QUE C’EST ?
Ce processus comprend les étapes suivantes :
-Envoi par l’acheteur de l’avis de publicité dans les supports de presse appropriés
Mise en ligne concomitante par l’Acheteur du DCE
Téléchargement du DCE par les entreprises
-Pendant la phase de publication du DCE, le cas échant, échanges entre les Entreprises et l’Acheteur (questions / réponses)
-Dépôt, par les entreprises, des plis électroniques (candidatures et/ou offres) (le cas échéant en mode MPS - Marchés Public Simplifié - ou en mode DUME – Document Unique de Marché -)
-Clôture de la consultation et, dans la foulée, ouverture des plis électroniques reçus
-Le cas échéant, demandes de pièces complémentaires de la part de l’Acheteur aux entreprises
-Le cas échéant, demandes de précisions sur l’offre, de la part de l’Acheteur aux entreprises
Le cas échéant, négociations dématérialisées
-Demandes des attestations de régularité fiscale et de vigilance sociale à l’attributaire putatif (ou récupération de ces attestations directement auprès des organismes officiels qui les délivrent)
-Le cas échéant, demande, auprès de l’attributaire, de signature électronique de l’acte d’engagement
Lettres de rejet dématérialisées adressées aux non-retenus
-Le cas échéant, contre-signature, par l’Acheteur, de l’acte d’engagement
-Notification adressée par voie électronique par l’Acheteur à l’attention de l’entreprise
Le cas échéant, publication d’un avis d’attribution
-À partir du 1er octobre 2018, publication des données essentielles des marchés et des avenants
La dématérialisation présente de nombreux avantages :
Économies substantielles réalisées par les deux Parties
Gains de temps
Impact positif sur l’environnement
Traçabilité donc sécurisation des deux Parties
Analyse facilitée
Délais d’attribution raccourcis
Archivage et, le cas échéant, récupération des documents facilités
Pour dématérialiser dans les règles les processus de passation des marchés publics, les Acheteurs ont recours à un « Profil d’Acheteur ». Un profil d’acheteur est une plate-forme d’intermédiation entre Acheteurs et Entreprises. Cette plateforme permet aux deux Parties d’exécuter de façon sécurisée et traçable les différentes étapes listées ci-dessus.
L’outil de la dématérialisation : le profil acheteur… QUEL CHEMIN PRENDRE ?
Le Profil d’Acheteur est la plate-forme d’intermédiation sur laquelle l’Acheteur s’appuie pour dématérialiser ses processus de passation des marchés. La réglementation permet aux Acheteurs de choisir le Profil d’Acheteur (les entreprises doivent répondre à la consultation sur le Profil d’Acheteur choisi par l’Acheteur). En contrepartie, l’Acheteur assume les coûts d’usage de la plate-forme d’intermédiation qu’il a choisi.
Dans l’avis de publicité, dans la rubrique « Coordonnées de l’Acheteur », celui-ci est désormais obligé de citer le profil d’Acheteur sur lequel il dématérialise ses consultations. Cette information figure derrière le libellé « Profil d’Acheteur ». Ainsi l’entreprise sait sur quelle plate-forme se rendre pour, dans un premier temps, télécharger le DCE et, dans un second temps, déposer son pli électronique.
Au début des premières obligations en matière de dématérialisation (2005) on a vu fleurir des dizaines de profils d’acheteurs. Le marché s’est depuis assaini et on ne compte plus que quelques grandes plates-formes nationales (en sus de la plate-forme de l’État). Néanmoins, chaque entreprise doit posséder, sur chaque profil d’acheteur, un compte, autrement dit un couple « Identifiant / Mot de passe » qui lui permet d’accéder à son espace privé sur le profil d’acheteur considéré.
Même si, pour diverses raisons, le téléchargement anonyme des DCE est possible, il est fortement conseillé de s’identifier avant de télécharger le DCE. Ainsi, en cas de modification apportée au DCE, l’entreprise qui l’a téléchargée de façon authentifiée est tenue informée.
Pour poser des questions à l’Acheteur, l’entreprise trouvera sur chaque profil d’acheteur une fonction « Questions ». Les réponses lui parviendront par le même canal.
À compter du 1er octobre 2018, les entreprises devront obligatoirement répondre par voie électronique, c’est à dire via le Profil d’Acheteur imposée par l’Acheteur. Deux cas de figure peuvent se présenter : (I) l’Acheteur exige l’apposition d’une signature électronique sur tout ou partie des documents déposés ou (II) l’Acheteur n’exige pas la signature des documents déposés rejetant en fin de processus de passation la signature du marché avec le seul attributaire. Quoi qu’il en soit, afin d’être parées à toute éventualité, les entreprises doivent acquérir un certificat de signature électronique. Le délai d’acquisition pouvant aller jusqu’à deux semaines il est conseillé de ne pas s’y prendre à la dernière minute.
Se doter d’un certificat électronique... POURQUOI ?
Un certificat de signature électronique (CSE), c’est l’équivalent, dans le monde virtuel, d’une signature mentale. Cette dernière est portée dans notre cerveau. Sur certains neurones spécialisés. Si nous fermons les yeux nous pouvons voir notre (future) signature manuscrite. C’est cette signature manuscrite qui va engager notre responsabilité dès lors que nous l’apposons sur un papier. La signature manuscrite atteste de notre identité
(le cas échéant, expertise graphologique à l’appui).
La signature électronique d’un fichier informatique est le pendant, dans le monde virtuel, de la signature manuscrite d’un document papier. Et le CSE est le pendant de notre « signature mentale ». C’est-à-dire que le CSE atteste, potentiellement, de notre identité. Pour que le CSE atteste effectivement de notre identité, encore faut-il qu’il soit apposé sur un document. C’est-à-dire qu’en utilisant un processus d’apposition de signature électronique (exemple : le bouton « SIGNER » présent sur les profils d’acheteurs au moment du dépôt des réponses par voie électronique), les données d’identité contenues dans le CSE soient apposées de façon normée à l’intérieur du document à signer ou, pour être exhaustif, à côté du document à signer (on parle alors de « jeton de signature »).
Dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics, et même si la réglementation actuelle ne l’y oblige plus, l’Acheteur est licite à exiger que certains documents électroniques transmis via leur Profil d’Acheteur soient signés électroniquement. Dans ce cas, l’entreprise devra utiliser son CSE (pour signer les documents devant être électroniquement signés) avant ou, au plus tard, au moment du dépôt. Ceci étant, la réglementation actuelle permet aux Acheteurs de repousser le moment de la signature de l’acte d’engagement à la toute fin du processus de passation. Néanmoins, même si la signature du marché n’a lieu qu’in fine, les entreprises devront, à ce moment-là, utiliser leur CSE, dès lors que l’Acheteur souhaite finaliser le marché sous forme électronique.
Valérie Noriega