Entreprises de + de 11 salariés : obligations d’organisation et de tenue de vos réunions CSE à distance si besoin


Droit


17 avril 2020

Des précisions sur vos possibilité d’organiser vos réunions à distance et les modalités à respecter

Ce maintien de vos obligations à l’égard de vos élus est rappelé par l’article 6 de l’ordonnance n°2020-389 du 1er avril 2020 et par le décret n°2020-419 en date du 10 avril 2020 (JO du 11 avril) qui prévoient la possibilité d’organiser vos réunions à distance selon les modalités suivantes.

Visioconférence : la limitation à 3 réunions par an est levée par l’ordonnance du 3 avril 2020 au terme de l’état d’urgence sanitaire

L’article L2315-4 du code du travail vous autorisait déjà à recourir à la visioconférence à hauteur de 3 fois par an à défaut de tout autre accord conclu avec vos élus sur ce point. Toutefois, cette limitation à trois réunions est levée depuis le 3 avril 2020 pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire (qui pour l’heure, prend fin le 24 mai 2020).

Le décret du 10 avril 2020 ne règlemente pas le recours à la visioconférence car celui-ci est déjà encadré par le code du travail (articles D. 2315-1 et D. 2315-2 du code du travail) lequel prévoit :
Que le dispositif technique :
- Garantit l’identification des membres et leur participation effective en assurant une retransmission continue et simultanée du son des délibérations ;
- Ne fait pas obstacle à des suspensions de séance.
Que la procédure se déroule conformément aux étapes suivantes :
- L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues à l’article D. 2315-1 ;
- Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

Réunions téléphoniques (nouveauté - du 11 avril au 24 mai 2020)

- La réunion par conférence téléphonique se déroule de la même façon que la réunion en visioconférence, qu’il s’agisse du dispositif technique ou de la procédure en 2 étapes (cf. ci-dessus).

Réunions par messagerie instantanée (nouveauté - du 11 avril au 24 mai 2020)

L’ordonnance permet également de recourir à la messagerie instantanée pour l’ensemble des réunions des institutions représentatives du personnel, mais uniquement s’il est impossible d’avoir recours à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.
Le dispositif technique doit, comme pour la visioconférence et la conférence téléphonique garantir l’identification des membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations et ne pas faire obstacle à des suspensions de séance.

La réunion par messagerie instantanée doit se dérouler conformément aux étapes suivantes :

- L’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques assurant l’identification et la participation des membres, et que le dispositif soit conforme aux règles en matière de vote à bulletin secret) ;
- Les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
- Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ;

Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.

Réunions concernées

A défaut de précision contraire, sont concernées non seulement les réunions ordinaires du CSE mais également les réunions extraordinaires, les réunions à la suite d’un accident grave, ou encore les réunions dans le cadre de l’exercice du droit d’alerte du CSE en cas de danger grave et imminent.

Attention, pour les votes à bulletins secret dans les 3 cas :

- si vous devez procéder à un vote à bulletin secret (sauf disposition contraire du règlement intérieur l’étendant à d’autres situations, cela ne concerne que la consultation sur le licenciement de certains salariés protégés dans les entreprises d’au moins 50 salariés ainsi que la nomination, l’affectation ou le licenciement du médecin du travail pour les entreprises disposant de leur propre service de santé) :
- Le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote ;
- Le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Information préalable des élus du CSE

Le président du CSE doit informer ses membres de la tenue de la réunion en conférence téléphonique ou en visioconférence. Si la réunion a lieu par messagerie instantanée, le président doit alors préciser la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture.
Dans tous les cas, il est prévu que cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance, ainsi, concernant le CSE :
- L’employeur ou son représentant est chargé de la convocation ; tous les membres doivent être convoqués, comme habituellement (donc suppléants, représentant syndicaux aux CSE notamment mais aussi inspecteur du travail, agents de la Carsat et médecin du travail).

- L’ordre du jour doit être communiqué par le président 3 jours au moins avant la réunion (en pratique, l’ordre du jour est envoyé avant cette date afin de porter à la connaissance des élus les documents et informations dont ils auront besoin pour se prononcer sachant qu’à défaut d’accord avec le DS, et à défaut de DS, avec le CSE, ce délai de consultation est d’un mois à compter de la date à laquelle les éléments d’information sont mis à leur disposition).

- L’ordre du jour est élaboré conjointement par l’employeur et le secrétaire du CSE, mais les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le président ou le secrétaire (C. trav., art. L. 2315-29). Il est en outre à noter que la présence physique de l’employeur et/ou du secrétaire n’est pas obligatoire pour établir l’ordre du jour, il est donc possible d’en discuter par téléphone, mail ou encore visioconférence.
- La convocation doit indiquer la date, le lieu et l’heure de la réunion et précisera le recours à la visioconférence/conférence téléphonique/messagerie instantanée avec ses modalités pratiques. Le courrier papier n’étant pas distribué régulièrement pendant la période de crise sanitaire (mais le décret ne prévoyant rien à cet égard), privilégiez l’envoi par mail des convocations si cette modalité a été convenue avec les élus.

À NOTER  : pour rappel, jusqu’au 29 mars 2020, l’accord individuel écrit de chaque salarié protégé - élu, ancien élu pendant 6 mois, DS etc. - était impératif, dans tous les cas, pour pouvoir le placer en activité partielle. En revanche, depuis le 29 mars 2020, il est possible de l’imposer au salarié protégé mais uniquement à la condition que l’activité partielle affecte tous les salariés de l’entreprise, de l’établissement, du service ou de l’atelier auquel est affecté ou rattaché l’intéressé.


Valérie Noriega