L’Urssaf Paca et les RSI Côte d’Azur et Provence - Alpes ont signé une convention importante pour améliorer la prise en charge des artisans et commerçants en Paca

Ont apposé leur signature sur la convention de partenariat :

( de gauche à droite) :
Benoit Sério, Directeur RSI côte d’Azur, Dominique Clément, Directeur Urssaf Paca, Jean-Marc George, Directeur RSI Provence Alpes, François Fantauzzo, Président RSI Provence Alpes, Patrick Henry, Président Urssaf Paca, et Jean-Claude Babize, Président RSI Côte d’Azur.

Le contexte et les principaux faits

2008 : mise en place de l’Interlocuteur Social Unique pour simplifier les formalités des indépendants

Depuis le 1er janvier 2008, les artisans et les commerçants disposent d’un Interlocuteur Social Unique (Isu) pour le recouvrement des cotisations et contributions sociales dont ils sont redevables à titre personnel. Ce dispositif, qui vise à faciliter la vie quotidienne des travailleurs indépendants et à mieux les accompagner, constitue une simplification administrative majeure pour les professions indépendantes dans leurs relations avec leurs organismes de protection sociale.
L’Isu repose sur un partage des tâches entre RSI et Urssaf, cette dernière agissant au nom et pour le compte de la première.

La mise en place de ce nouveau dispositif a cependant rencontré dès les premières années, des dysfonctionnements qui ont conduit à une qualité dégradée du processus pour un nombre conséquent d’assurés. Les RSI et l’Urssaf se sont très fortement mobilisés depuis 2008 pour résoudre les difficultés rencontrées et ce, dans des contextes de moyens contraints et de forte innovation réglementaire (création de l’auto-entrepreneur notamment). A la date de la présente convention, les dysfonctionnements ont été globalement circonscrits :les plans d’actions mis en place notamment depuis 2011, conjointement par la branche du Recouvrement et le réseau du Régime social des indépendants (RSI), portant notamment sur les évolutions des outils informatiques, ont permis de stabiliser en 2013 le dispositif de l’Interlocuteur social unique (ISU) et d’améliorer très sensiblement le service rendu aux cotisants.

2013 : une gouvernance renforcée de l’ISU

Par décret du 5 novembre 2013, le ministère des Affaires sociales et de la Santé fixe les modalités de fonctionnement de l’ISU par la mise en place d’une gouvernance renforcée, pérenne et homogène, devant faire l’objet de conventions régionales.

En Paca, les choix organisationnels entre le RSI Côte d’Azur, le RSI Provence-Alpes et l’Urssaf Paca se sont élaborés tout au long de l’année 2014.
Un comité préfigurateur de conseil de surveillance composé des Présidents, des Directeurs des trois caisses ainsi que des pilotes des deux régimes s’est constitué pour piloter le projet et engager les parties vers une gestion commune des comptes artisans et commerçants ISU, allant de l’immatriculation à la radiation.
La première action dans ce sens a été la mise en place d’accueils communs (dits partagés) au RSI dès le 1er novembre 2014, sur Marseille.

En 2014, en ce qui concerne la qualité de service, le travail de fiabilisation des comptes ISU s’est poursuivi, avec pour effet une diminution progressive du nombre de dossiers en attente de traitement. Les deux réseaux ont également poursuivi l’harmonisation de la gestion des réclamations. Enfin, un chantier majeur de simplification du calendrier des cotisations des travailleurs indépendants a été engagé, le projet « 3 en 1 », destiné à remettre à plat les procédures d’appel et de régularisation des cotisations d’une année sur l’autre, à compter d’avril 2015.

Une convention ambitieuse et des engagements concrets

2015 : une convention régionale pour une gestion optimale des artisans et commerçants

La priorité est désormais de concrétiser les objectifs de simplification et d’efficience de gestion par l’organisation d’une meilleure cohérence des processus et des échanges d’informations entre le régime social des indépendants (RSI) et l’Urssaf par la mise en place d’une organisation régionale commune.

La convention définit les contours de la nouvelle organisation, ses modalités de gouvernance, ainsi que les activités qui s’inscrivent dans son cadre et celles qui en sont exclues.

Cela exige des trois organismes :
– de traiter de bout en bout et en commun des processus de gestion dédiés et adaptés au public des artisans et commerçants (l’accueil physique commun, la gestion administrative des comptes, le recouvrement amiable, le contrôle des cotisants et la gestion des réclamations).
– d’atteindre en commun des objectifs quantifiés nationaux ou régionaux de qualité de service, de performance du recouvrement ou de maîtrise des risques.

Une commission de surveillance régionale de l’ISU, composée de présidents, et des directeurs, est instituée en vue de suivre l’application de la convention.

Des engagements communs sur l’ensemble de la chaîne de gestion des comptes

1/ Réponse aux réclamations de compétence mixte ou de compétence exclusive Urssaf/RSI
1. Dans les délais fixés par les orientations nationales
2. Mise à disposition systématique du courrier adressé à l’assuré en GED accessible à tous les gestionnaires du back office et du front office

2/ Suivi des réclamations
Partage du suivi des réclamations dans un seul outil accessible aux gestionnaires de l’organisation commune et aux fronts office.

3/ Traitement des dossiers
Traitement des dossiers dans leur globalité afin d’éviter les réitérations de demandes et prévenir les réclamations.

4/ Remboursement : 21 jours

5/ Délais de paiement : réponse sous 15 jours à réception de la demande

6/ Lettre de désistement : 8 jours à réception de la demande

7/ Encaissement des chèques : 4 jours à réception du chèque

8/ Retour des chèques impayés : signalement à adresser à l’assuré sous 15 jours

9/ Flux administratifs
1. Radiations : 90% des radiations traitées sous 10 jours
2. Modifications : 90% des modifications donnant lieu à affiliations traitées sous 20 jours, 100% des modifications donnant lieu à affiliations traitées sous 60 jours ; 90% en moins de 20 jours, 90% modifications donnant lieu à radiations traitées sous 10 jours
3. Rejets d’intégration des flux administratifs : 100% des rejets d’affiliations et radiations traités sous 15 jours

10/ Flux de travail au sein de l’organisation commune ISU
10 j pour les événements urgents hors réclamations / 20 j pour les événements standards

11/ Flux de travail avec les services Urssaf et/ou RSI : hors organisation commune : 20 jours

12/ Traitement récurrents de fiabilisation
1. Traitement mensuel des listes de comptes présentant à la fois une situation débitrice et une situation créditrice
2. Traitement hebdomadaire des rejets de gestion administrative
3. Traitement hebdomadaire des listes des débits d’instance non analysés
4. Fiabilisation des contraintes avant émission

13/ Mise à jour du module dossier du cotisant du portail ISU : J+1

14/ Communication sortante
1. Partage et validation commune des courriers de masse (dont courriels, sms…) émis au titre de l’ISU
2. Mise sous contrôle de la planification des envois (dates d’envoi, volumétrie…)
3. Envoi d’un courrier clair et explicite à l’assuré en cas de situations particulières
4. Communication aux fronts office des deux réseaux de toutes les dates de traitement ayant un impact sur les appels et le paiement des cotisations

15/ Formation
Formation des agents de l’organisation commune aux différents outils nécessaires à l’optimisation des processus

16/ Gestion électronique des documents (GED)
Disponibilité immédiate de tous les documents (entrants et sortants) dans la/les GED accessibles en format dématérialisé lisible par les gestionnaires (back et front office)

17/ Tableau de bord
Elaboration et suivi conjoint, avec une visibilité complète des deux réseaux sur l’ensemble de l’activité

Vers un accueil commun

Département des Bouches- du- Rhône :
  Accueil commun unique ISU dans les locaux du RSI à Marseille
Département du Var :
  Accueil commun ISU dans les locaux du RSI à La Valette du Var.

Département des Alpes Maritimes  :
  Ouverture en septembre 2015 de l’accueil commun unique dans les locaux du RSI à Nice

La gestion des comptes ISU en Paca

Chiffres clés au 31 décembre 2014

Comptes
Nombre de comptes ISU actifs : 216.087 dont 86.251 auto-entrepreneurs
Provence-Alpes 100.788 dont 42.000 auto-entrepreneurs
Cote d’AZUR 108.299 dont 44.251 auto-entrepreneurs

Encaissements
Cotisations liquidées : 1 656M €
Provence-Alpes 820M€
Cote d’Azur 836M€

Cotisations encaissées : 1 333M€
Provence-Alpes 644.5M€
Cote d’Azur 688.5M€

Personnels affectés à l’ISU
ETP RSI PA 61
ETP RSI CA : 45
ETP Urssaf Paca : 89
Un total de 195 ETP sur l’organisation commune.

Quelques éléments de gestion

40 964 demandes de délais avec un taux de traitement dans le délai de 15 jours de 96%
2 178 réclamations dont 94% traitées dans les délais
21 141 remboursements traités.