Evaluation des salariés : des règles à respecter

Le traitement de données à caractère personnel est pris en compte par la déclaration simplifiée n°46 auprès de la Commission nationale Informatique et Libertés, relative à la gestion du personnel. Concrètement, le responsable des traitements doit effectuer une déclaration de conformité à la norme n°46, qu’il peut réaliser en ligne à partir du site cnil.fr.

Cet acte d’engagement permet à l’employeur de déclarer à la Cnil l’ensemble des finalités suivantes : gestion administrative des personnels, mise à leur disposition d’outils informatiques, organisation du travail, gestion des carrières et de la mobilité (qui comprend notamment l’évaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles qui la régissent, à l’exclusion des dispositifs ayant pour objet l’établissement du profil psychologique des employés) et formation.

Les informations collectées à l’occasion de l’entretien d’évaluation doivent respecter le Code du travail et les principes Informatique et Libertés.

L’article L1222-2 du Code du travail prévoit que les informations demandées à un salarié ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles, et doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’évaluation des aptitudes. Les données collectées peuvent ainsi porter sur l’identité du salarié, la formation, la gestion de sa carrière, l’évaluation professionnelle ou encore la validation des acquis de l’expérience.

Les évaluateurs doivent en revanche s’interdire de collecter, notamment, des éléments en rapport avec la vie privée des salariés.? L’utilisation des « zones commentaires », dans le cadre de l’évaluation de salariés, doit donc être réalisée avec la plus grande prudence. Les appréciations figurant dans ces zones doivent être objectives, pertinentes, adéquates et non excessives. Le responsable du traitement (l’employeur) doit en conséquence s’assurer que des commentaires subjectifs, outranciers voir insultants n’y figurent pas. Pour ce faire, il peut mettre en place des menus déroulants, un système de filtrage de mots-clés, ou encore auditer régulièrement leur contenu. ?

Mais, c’est aussi, et peut-être avant tout, des actions de sensibilisation auprès des évaluateurs quant au respect de ces principes, qui permettront au responsable du traitement d’éviter une éventuelle sanction de la Cnil, comme ce fut le cas, récemment, pour un organisme spécialisé dans l’aide aux devoirs. En ce sens, la Commission rappelle que « la meilleure des préventions consiste à avoir toujours présent à l’esprit que les salariés peuvent accéder à tout moment aux informations les concernant, de même que les contrôleurs de la Cnil. Cet ’auto contrôle’ permet de n’écrire que ce que l’on est en mesure de présenter et d’assumer ».

Le Code du travail prévoit que les salariés doivent être expressément informés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle, avant leur mise en œuvre. Egalement,
en application de la loi Informatique et Libertés, de l’identité du responsable, de la finalité poursuivie, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses, des conséquences d’un défaut de réponse, des destinataires ainsi que de leur droit d’accès.

Qui peut accéder aux données d’évaluation ?

Chaque salarié évalué peut accéder à ses propres données d’évaluation sur simple demande, et en obtenir une copie. La loi Informatique et Libertés reconnaît, en effet, le droit à toute personne d’interroger le responsable d’un fichier pour obtenir communication des informations la concernant ainsi que leur origine. Ainsi, les valeurs de classement annuel ("ranking") ou de potentiel de carrière sont communicables aux salariés, si elles ont servi à prendre une décision à leur égard (par exemple, une promotion, une augmentation ou un changement d’affectation). En revanche, l’employeur n’est pas tenu de communiquer des informations purement prévisionnelles.

Les supérieurs hiérarchiques peuvent également accéder aux données d’évaluation des salariés dont ils sont responsables, ainsi que les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel.? Ils sont soumis à une obligation de confidentialité.

Pendant combien de temps conserver les données d’évaluation ?

En principe, les données d’évaluation des salariés ne peuvent être conservées au-delà de la période d’emploi de la personne concernée.? Cependant, le responsable des traitements a la possibilité de les conserver plus longtemps, notamment pour se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié. Dans ce cas, les données d’évaluation doivent être stockées sur un serveur spécifique, accessible à un nombre limité de personnes et avec une traçabilité des opérations en consultation.