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Prime exceptionnelle de pouvoir d’achat PEPA : les règles désormais applicables

Le premier projet de loi de finances rectificative pour 2021 prévoit une reconduction de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat (PEPA) dite « Prime Macron ». Décryptage avec notre partenaire Médiation Conseil.

S’agissant d’un projet de loi, les informations contenues au sein de celui-ci et dans la présente note (qui tient compte de l’adoption du texte par l’Assemblée Nationale en première lecture) pourraient être modifiées au-fur-et-à-mesure des débats parlementaires. Nous ne manquerons pas de vous informer de ces éventuelles modifications.

La nouvelle période de versement de la prime est actuellement fixée entre le 1er juin 2021 et le 31 mars 2022.

Voici exposées les règles désormais applicables

Salariés concernés

Si vous mettez en œuvre cette prime (qui n’est qu’une possibilité et non une obligation), elle devra être versée à tous les salariés liés à votre entreprise par un contrat de travail et aux intérimaires mis à votre disposition  :
- Soit à la date de versement de cette prime ;
- Soit à la date de dépôt de l’accord d’entreprise ;
- Ou encore à la date de la signature de la décision unilatérale (la date de décision unilatérale et la preuve de cette date sont donc essentielles).
- L’acte fondateur (DUE ou accord collectif) devra donc expressément indiquer le critère de présence que vous retenez parmi les trois dates d’appréciation énoncées ci-dessus.

Sont donc concernés tous les salariés à temps partiel, les salariés en CDI, les CDD, les apprentis et mandataires sociaux disposant d’un contrat de travail et les intérimaires mis à disposition de votre entreprise.
Concernant les salariés intérimaires, vous devez obligatoirement informer l’entreprise de travail temporaire à laquelle vous faites appel car c’est elle qui devra verser la prime aux personnes concernées. Dans ce cadre, vous devrez transmettre à l’entreprise utilisatrice votre accord d’entreprise (avec justificatif de la date de son dépôt) ou votre Décision Unilatérale, l’identité des salariés intérimaires concernés, le montant à verser à chacun d’eux ainsi que la date de versement à votre personnel permanent.

Montant maximal de la prime – 2 plafonds différents

Pour pouvoir être totalement exonérée de prélèvements fiscaux et sociaux, la prime versée ne doit pas excéder (par salarié) :

- 1.000 euros hors accord d’intéressement ;

- 2.000 euros si vous mettez en œuvre un accord d’intéressement déjà existant ou en voie d’être conclu avant la date de versement de la prime et prenant effet avant le 31 mars 2022 ;

Nouveauté 2021 : 2.000 euros, sans accord d’intéressement, mais avec un engagement de l’entreprise (ou de la branche dont elle relève) dans un accord ou une négociation de valorisation des travailleurs de la « 2ème ligne ». Dans un tel cas de figure, l’exonération ne concernerait pas que les travailleurs de la 2ème ligne mais tous les salariés de l’entreprise.
De cette condition, trois situations se dégagent :

L’entreprise est couverte par un accord d’entreprise ou un accord de branche de valorisation des travailleurs de la 2ème ligne. Cet accord indiquerait les salariés qui ont exercé leur activité en 2020 ou en 2021 uniquement ou majoritairement en présentiel pendant les périodes d’état d’urgence sanitaire (du 24 mars 2020 au 10 juillet 2020 puis du 17 octobre 2020 au 1er juin 2021) et qui, en raison de leurs tâches ont contribué directement à la continuité de l’activité économique et au maintien de la cohésion sociale. De plus, cet accord prévoirait une valorisation des métiers des salariés visés sur au moins 2 thèmes parmi les suivants : rémunération et classifications (notamment en matière d’égalité entre les hommes et les femmes), nature du contrat de travail, santé et sécurité au travail, durée du travail et articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale, formation et évolutions professionnelles.

L’entreprise est couverte par un accord d’entreprise ou un accord de branche « de méthode ». Cet accord, comme le précédent, nécessiterait d’identifier les salariés de la 2ème ligne selon les mêmes critères que ci-dessus. Il devra également indiquer l’engagement, par les signataires, d’ouvrir des négociations sur la valorisation de leurs métiers sur au moins 2 des 5 thèmes sus-énumérés. Enfin, il devrait fixer le calendrier et les modalités de suivi des négociations, ces dernières devant s’ouvrir dans un délai maximum de 2 mois à compter de la signature de l’accord.
L’employeur a engagé une négociation d’entreprise en vue de conclure un accord collectif de valorisation des travailleurs de la 2ème ligne, ou appartient à une branche d’activité ayant engagé ces négociations. Les organisations professionnelles d’employeurs participant aux négociations de branche devraient informer les entreprises de la branche de l’engagement de ces négociations.

Nouveauté 2021
 : 2.000 euros sans accord d’intéressement, pour les entreprises de moins de 50 salariés mettant en œuvre un accord de participation volontaire à la date de versement de la PEPA.
2.000 euros pour les associations et fondations reconnues d’utilité publique ou d’intérêt général, ainsi que les associations culturelles ou de bienfaisance autorisées à recevoir des dons ouvrant droit à réduction d’impôt, même sans conclure d’accord d’intéressement ou de valorisation des travailleurs de la 2ème ligne.

La partie de la prime excédant la limite prévue pour votre situation devra être réintégrée dans l’assiette de l’ensemble de ces cotisations, contributions, impôts et taxes.

ATTENTION, comme auparavant, la prime n’est exonérée que pour les salariés ayant perçu sur les 12 mois précédant son versement une rémunération inférieure à 3 fois le SMIC annuel, soit 55 963,44 euros bruts pour un salarié travaillant 151,67 heures par mois, calculée en fonction de la durée du travail prévue au contrat (à proratiser en cas de temps partiel ou pour les salariés qui ne sont pas employés sur toute la période).
Il est donc possible d’exclure du versement de la prime les salariés dont la rémunération excède un certain plafond de rémunération mais il faut prévoir ce critère dans votre accord collectif ou dans votre décision unilatérale.

Mise en place par accord d’intéressement

Pour bénéficier des exonérations, votre accord d’intéressement doit déjà exister ou avoir été conclu avant la date de versement de la PEPA avec une prise d’effet au plus tard le 31 mars 2022 :
- Il peut être conclu pour une durée minimale d’un an (3 ans maximum) ;
- L’accord d’intéressement doit être conclu avant le 1er jour de la deuxième mois de la période de calcul suivant la date de sa prise d’effet ;
- Cet accord doit couvrir la période de versement de la prime.

Pour rappel, le versement effectif d’une prime d’intéressement n’est pas une condition pour pouvoir attribuer une prime « Macron », le dispositif d’intéressement étant par nature aléatoire.

N’oubliez pas que l’accord d’intéressement n’est pas en lui-même suffisant pour mettre en place la prime exceptionnelle : vous devrez procédez par DUE ou accord d’entreprise pour en fixer les modalités et conditions de versement.

Principe de non-substitution

La prime ne doit ni se substituer à un élément de salaire ni à une augmentation de salaire.

En aucun cas le versement de cette prime ne peut remplacer et se substituer aux versements de primes résultant de votre convention collective, des contrats de travail de vos salariés, d’un usage que vous avez mis en place, ou encore de primes résultant d’une décision unilatérale. Elle ne peut pas non plus remplacer le versement de l’intéressement pas plus que le versement de la participation.
Cette prime se rajoute aux éléments de rémunération existant déjà au sein de votre entreprise et ne peut pas se substituer à eux.

Modulation du montant de la prime – Suppression du critère lié au conditions de travail pendant l’épidémie de Covid-19

Le montant de la prime peut être modulé entre les salariés en fonction des critères suivants appréciés sur 12 mois :
- la rémunération,
- le niveau de classification,
- la durée du travail,
- la durée de présence effective au cours des 12 mois précédant le versement de la prime. Toutefois, pour que la prime soit éligible à l’exonération, il n’était déjà pas autorisé d’en réduire le montant à raison des congés mentionnés au chapitre V du titre II du livre II de la première partie du code du travail, c’est-à-dire les congés au titre de la maternité, de la paternité et de l’accueil ou de l’adoption d’un enfant, ainsi que le congé parental d’éducation, les congés pour la maladie d’un enfant, les congés de présence parentale et les salariés bénéficiant de dons de jours de repos au titre d’un enfant décédé ou gravement malade. Toutes les autres absences devraient donc pouvoir être exclues à la condition que la DUE ou l’accord collectif le prévoit et que toutes les absences (hors celles visées ci-dessus) soient traitées de la même façon.

La modulation peut-elle aboutir, pour certains salariés, à une PEPA égale à zéro ?

La PEPA doit être versée à l’ensemble des salariés éligibles qui ne peuvent être exclus sur la base d’autres critères.
Pour remplir cette condition, il est nécessaire de prévoir un plancher minimal de versement quel que soit le critère retenu.

Seules trois situations peuvent aboutir à ce que certains salariés perçoivent une prime de 0 euro :
- Le salarié n’a pas été effectivement présent dans l’entreprise au cours des 12 mois précédant le versement de la prime ;
- Le salarié n’a perçu aucune rémunération au cours de cette même période ;
- Le salarié a une rémunération supérieure au plafond fixé par l’employeur.
Vous pouvez utiliser un critère ou plusieurs, en les combinant pour déterminer le montant de la prime que chaque salarié se verra attribuer mais ces critères devront être clairement et précisément fixés soit dans votre DUE soit dans votre accord, de même que le plafond de rémunération du droit à la prime si vous souhaitez en mettre un.

La prime peut-elle être versée à une partie seulement des salariés ?


Peut être exclue une partie des salariés dont la rémunération est supérieure à un plafond.
En effet, par cohérence avec le plafonnement du niveau de rémunération des salariés bénéficiaires ouvrant droit à l’exonération, l’employeur peut choisir de ne verser la prime qu’aux salariés dont la rémunération est inférieure à un certain niveau (qui peut être différent de celui de 3 SMIC qui limite l’éligibilité à l’exonération).

S’ajoute à cela le fait que si les critères de présence effective ou de rémunération sont mis en œuvre, le salarié qui n’a pas été effectivement présent dans l’entreprise durant les 12 mois précédant le versement de la prime ou n’a perçu aucune rémunération au cours de cette même période pourra avoir une prime égale à 0.

De plus, il faut que les salariés bénéficiaires soient présents soit à la date de versement de cette prime ; soit à la date de dépôt de l’accord d’entreprise ; ou encore à la date de la signature de la décision unilatérale (la date de décision unilatérale et la preuve de cette date sont donc essentielles). L’accord collectif ou la décision unilatérale devra préciser la date retenue parmi les trois.

Modalités de mise en place de la prime

La prime ne peut être versée qu’après l’avoir mise en place selon l’une des modalités ci-dessous (et le cas échéant, qu’après dépôt de votre accord d’intéressement) :

- par une décision unilatérale de votre part (DUE) :
Le cas échéant, la décision unilatérale doit au préalable être inscrite à l’ordre du jour d’une réunion CSE au cours de laquelle vous informez vos élus de votre projet de DUE, ce qui implique que vous soyez à jour de vos obligations en termes d’élections des représentants du personnel ; la DUE sera ensuite affichée dans les locaux.
Dans les entreprises sans CSE, la DUE doit être communiquée à chaque salarié par tout moyen (nous recommandons la remise contre décharge ou le LRAR).

Il n’existe pas de modèle type de décision unilatérale puisqu’en premier lieu, il revient à chaque employeur de s’interroger sur les critères de modulation qu’il souhaite appliquer ainsi que sur la mise en place d’un plafond de rémunération.
Nous vous invitons à vous rapprocher de votre juriste pour procéder à sa validation en fonction des critères que vous souhaitez mettre en œuvre.
OU

- par accord d’entreprise ou par accord de groupe (dans ce cas l’accord s’impose aux filiales), selon les mêmes modalités que l’accord d’intéressement (accord d’entreprise avec les délégués syndicaux, accord avec le CSE, ou par ratification des 2/3 du personnel).

Vous avez le choix entre ces deux modalités : le texte ne prévoit aucune priorité de l’accord d’entreprise sur la décision unilatérale. Toutefois, si vous disposez d’un délégué syndical, il vous est conseillé d’intégrer la négociation de cette prime et de ses conditions de versement dans la Négociation Annuelle Obligatoire (NAO) sur la rémunération :
- Soit vous signez un accord sur ce point ;
- Soit vous actez un PV d’échec des négociations sur ce point précis avec précision de la mise en place du dispositif par DUE ( uniquement dans ce cas, la DUE devra être déposée à la Direccte et au greffe des prud’hommes).

Exonérations

La prime est exonérée, dans la mesure où sa mise en place et son montant respectent les dispositions détaillées ci-avant :
· d’impôt sur le revenu ;
· de toutes les cotisations et contributions sociales d’origine légale ou conventionnelle (cotisations sociales, CSG/CRDS, Agirc-Arrco, assurance chômage, etc.) ;
· et de la participation à l’effort de construction, de la taxe d’apprentissage (y inclus contribution supplémentaire), de toutes les contributions à la formation professionnelle. La prime sera également exonérée de taxe sur les salaires pour les employeurs concernés, en raison de l’alignement d’assiette avec la base CSG/CRDS.

Enfin, même si la prime est exonérée de l’ensemble des cotisations et contributions et d’impôt sur le revenu (si inférieure ou égale à 1 000 € voire 2.000 € si les conditions vues au point 2 de la présente note sont remplies), il faudra néanmoins la faire figurer sur le bulletin de salaire. Celui-ci doit en effet comporter le montant des versements s’ajoutant aux sommes soumises à cotisations (c. trav. art. R. 3243-1, 8°, b).

Enfin, à l’instar de la prime Macron attribuée en 2019 et 2020 :
- Elle doit être prise en compte dans le calcul de l’intéressement, sauf si sa neutralisation a été négociée dans l’accord d’intéressement ;
- Elle n’entre dans le calcul d’aucune autre exonération de cotisations sociales (ex. : réduction Fillon) et n’ouvre pas droit à d’autres exemptions ou exonérations ;
- Elle n’est pas incluse dans la rémunération servant à déterminer l’indemnité de fin de contrat ou de fin de mission ;
- Elle n’entre pas dans le calcul des indemnités de rupture du contrat de travail.

Consulter le projet de loi

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