Marchés publics : Le Département 06 facilite l’accès aux entreprises soumissionnaires

Le Département a anticipé la dématérialisation en ayant mis en service, il y a quelques années, la plateforme e-marchés 06 qui permettait déjà de mettre en ligne certaines consultations sans, toutefois, que les soumissionnaires aient obligation de remettre leurs plis par cette voie électronique.
« Le 1er octobre 2018 est une étape importante pour les collectivités. Celles-ci ont été dans l’obligation de mener une réflexion globale sur les outils et surtout sur les pratiques professionnelles » commente M. Gomez.

« Anticipation » a donc été le maître mot de la gestion de cette évolution qui vient bousculer des décennies d’habitudes, tant du côté des entreprises que de la collectivité. «  Le Département a imposé dès février de cette année la remise des plis électroniques aux soumissionnaires, quelque soit le niveau des marchés publics à partir de 25 000 euros. Cela nous a permis d’échelonner, d’expérimenter, pour ne pas être surpris en dernière minute par la date butoir de l’obligation ».

Les services de M. Gomez ont aussi profité de cette opportunité pour faciliter l’accès des marchés. « Désormais, on ne passe plus par fax ou papier, on fait tout par la plateforme sécurisée. Nous avons une personne dédiée à 100% à une aide téléphonique sur la plateforme pour répondre à toutes les difficultés, y compris techniques, en accompagnant au besoin pas à pas les soumissionnaires dans leur démarche de dépôt ».

Cette nouvelle procédure permet un gain de temps et - aussi - de sécuriser l’envoi des documents. La démarche est simplifiée pour tous les opérateurs de la chaîne, des soumissionnaires aux personnels du service des commandes publiques.

La facilitation se cache également dans les détails : « Nous avons décidé de ne plus imposer la signature électronique dès le dépôt de l’offre, mais uniquement pour l’entreprise attributaire. Si on avait pas adopté cette solution, qui n’est pas une obligation, cela aurait obligé chaque entreprise participant au concours à acheter une signature électronique ». Une démarche qui a un coût : entre 150 à 300 euros, ce qui peut rebuter les candidatures des petites entreprises.

« Nous avons aussi mis en place le système MPS (marchés publics simplifiés). Il permet aux entreprises participant aux marchés de communiquer seulement leur numéro de SIRET, ce qui les dispense de fournir toutes attestations fiscales et sociales habituelles. Le système MPS les porte directement à nos services sans que l’entreprise ait à fournir toute cette masse de justificatifs  » poursuit M. Gomez.

Les textes permettent également ce que l’on appelle dans le jargon du service « l’inversion des phases » en vertu de l’article 68 du décret de 2016. « Avec l’ancien système, nous étions obligés d’analyser toutes les candidatures, donc de demander éventuellement des compléments d’information aux entreprises même si, au final, elles n’étaient pas attributaires. Avec l’inversion, on ne demande ces compléments qu’à l’entreprise qui est attributaire provisoire du marché, ce qui évite des démarches inutiles aux candidats qui ne sont pas retenus  ».

En interne, la dématérialisation implique une nouvelle gestion des dossiers. Autrefois, les dossiers papiers étaient classés et archivés classiquement dans un bâtiment. « Il y a une dizaine d’années, pour répondre à un marché, les entreprises devaient venir au Conseil départemental récupérer le dossier papier, pour le ramener chez elle afin de le remplir, avant de nous le ramener. Depuis cinq ans, il n’y a quasiment plus de retrait de dossier papier puisque les entreprises le téléchargent directement sur la plateforme ». La nouveauté apportée depuis le début 2018 consiste à aussi leur permettre de répondre de façon dématérialisée.

«  Il n’y a pas eu de déperdition de l’offre, les entreprises ont joué le jeu, notamment car il n’y a plus dès le départ de la procédure l’obligation de la signature électronique. Tout cela a permis de mettre de l’huile dans les rouages » se réjouit le chef de service. « Maintenant, nous avons fait l’effort de restructurer complètement la procédure, ce qui veut dire que les fichiers ont le même format informatique, qu’on a mis en place un mode de renommage et de stockage pour les retrouver et pour les archiver dans le cadre des obligations légales  ».
Pour les acheteurs, la plateforme e-marché 06 a donc été optimisée. Elle est utilisée au maximum de ses possibilités et ses utilisateurs habituels ne constateront pas de grands changements au 1er octobre.

« Nous nous sommes demandé si, avec ces dépôts électroniques, nous aurions autant de réponses : la réponse est oui car les entreprises étaient déjà habituées à aller chercher les éléments de la consultation sur notre plateforme e-marché 06 » a constaté M. Gomez.

Quant au zéro papier, objectif annoncé, cela paraît « un objectif tenable » pour les collectivités importantes telles le Conseil départemental, la Métropole ou les grandes communes qui disposent des moyens humains et techniques pour répondre à cette exigence. Pour elles, un retour au papier n’aurait aucun bénéfice.
En revanche, ce sera sans doute plus compliqué pour les petites collectivités…

Propos recueillis par Jean-Michel Chevalier