Entretien avec Arnaud

Entretien avec Arnaud RUFF : "Entrepreneurs, anticipez la reprise à 360°"

Le 11 mai approche à grands pas et il devient nécessaire de se préparer à la reprise... Arnaud Ruff, Associé et Expert-Comptable au sein du Cabinet Ruff & Associés propose ses bonnes pratiques pour bien anticiper sa reprise.

Selon vous quelle serait la première chose à faire ?

À mon sens, il est impératif de dresser un plan d’action complet avec votre comité de pilotage.
L’objectif ? Coordonner cette reprise et avoir une vision claire à court terme. En effet, cela peut vite partir dans tous les sens ! Il s’agit de définir les activités-clés générant du business, les interactions entre elles, mais également penser au nouveau cadre sanitaire imposé et surtout, l’état économique du marché local, national mais aussi international. Dés aujourd’hui, il faut vous doter d’une projection structurée de vos ressources (humaines et matérielles), afin d’anticiper une reprise des plus stables.

Comment gérer cette nouvelle organisation avec les salariés ?

Selon le Code du Travail, l’employeur est juridiquement responsable de la santé des salariés et est tenu de mettre en oeuvre des «  actions de prévention » et des «  méthodes de travail et de production garantissant un meilleur niveau de protection ».

De ce fait, dans un premier temps, il est nécessaire d’identifier les salariés pouvant reprendre leur activité et privilégier le télétravail au maximum.

D’ailleurs, il est recommandé d’instaurer une charte à ce sujet (si ce n’est déjà fait) afin d’optimiser la gestion du travail à distance. Ensuite, il faut
garantir à vos salariés que vos locaux soient sains - impliquant ainsi une décontamination en amont.
Il faut qu’ils aient à leur disposition le nécessaire pour se protéger (masque, gel, etc.) et qu’ils manient avec rigueur les mesures barrières énoncées par le Gouvernement. Il demeure impératif
qu’ils gardent en tête qu’ils sont tout aussi responsables de leur propre sécurité que de celle d’autrui. Un plan de déconfinement à destination des salariés doit être mis en place (« plan de reprise d’activité »), le Comité Social Economique doit participer a sa rédaction, c‘est une obligation légale à ne pas oublier.

Bien que l’on parle de déconfinement, nous ne sommes pas à l’abri de cas non avérés survenant après le 11 mai. Il est donc nécessaire de s’assurer un plan de continuité de l’activité et de renforcer les bonnes pratiques pour barrer l’évolution du virus et éviter de pénaliser encore plus l’entreprise.

Donc pour vous le mot d’ordre c’est "rebooster ses troupes" ?

La crise laissera sans doute des séquelles psychologiques plus au moins prononcés selon les personnes. Avant un retour à la normale, un climat de craintes / méfiance fera sûrement surface - l’accepter et prendre ses prédispositions à ce sujet, tout en intégrant ses problématiques au
management et processus de décision, s’avère être la clé.

La communication est un élément phare de cette démarche. Durant ces temps difficiles, il persiste une perte de repères et il demeure primordial de redonner du sens, une raison d’être.
Par exemple, cela passe par : le rappel des valeurs de l’entreprise, la création de groupe de parole pour laisser libre cours à l’expression de chacun, une collaboration avec un professionnel de l’’accompagnement, etc.

L’objectif à court-terme pour de nombreuses entreprises est la survie, alors il faut mobiliser les troupes dans cet objectif commun de préservation de l’emploi et de continuité d’activité.

Comment piloter son entreprise dans cette incertitude ?

En premier lieu, il est nécessaire de faire le point sur le niveau de sa trésorerie, l’état des dettes et des échéances à venir sur les 6 mois à venir. || peut être tentant de protéger son argent avec une activité fonctionnant au ralenti (voire à l’arrêt) mais il ne faut pas oublier de payer vos
fournisseurs afin de ne pas aggraver davantage le blocage de notre pays.

La mise en place des outils de pilotage financier comme le tableau de bord, le prévisionnel et le budget de trésorerie est incontournable et doit être mis à jour régulièrement. Dans cette situation, faire appel à son expert-comptable pour avoir un suivi et un plan d’actions concrets est recommandé. Une analyse de la capacité d’autofinancement, c’est à dire la capacité à honorer un remboursement en capital d’une dette, est primordial du fait de l’augmentation du niveau d’endettement des PME qui ont contracté les aides de l’état liées au COVID-19 y compris le PGE (Prêt Garanti par Etat).

Dans un second temps, il faut penser aux marges commerciales dans ce nouveau cadre impliquant l’augmentation du coût matière, du temps pour fabriquer ou réaliser la prestation à cause des mesures barrières, de délais rallongés de de réapprovisionnement, etc. Vous devez garder en tête
que cette fameuse marge commerciale symbolise la survie de l’entreprise.

Enfin, la détermination du seuil de rentabilité actualisé me semble indispensable afin de donner de nouveaux objectifs en termes de chiffre d’affaires pour les mois à venir.

Anticiper c’est aussi faire une analyse des risques de l’entreprise ?

Effectivement, le dirigeant doit être d’autant plus sensibilisé aux risques inhérents à l’activité de la société, à ses procédures internes et aux risques émanant de l’externe. Notre métier de commissaire aux comptes nous sensibilise à cela, c’est pour cela qu’en tant qu’expert-comptable nous devons aider les dirigeants à anticiper et à protéger leurs actifs immatériels et matériels, le savoir-faire et le capital humain.

D’un point de vue global, le recours accru au télétravail a accentué le phénomène des cyber-attaques : mails frauduleux, sites malveillants, outils vulnérables... la liste est bien longue. La généralisation du télétravail a augmenté de manière significative le risque de piratage ou de fraudes, Le déconfinement n’y mettra pas fin mais nous a permis de mesurer l’ampleur des risques auxquels nous sommes confrontés chaque jour. Il faut demeurer vigilant en tout temps et savoir s’entourer des bons experts, bons outils et bonnes pratiques : avoir un référant au sein de votre entreprise à ce sujet et / ou prestataire en externe, sensibiliser et former vos collaborateurs
face aux risques etc. L’humain reste et sera toujours la meilleure barrière.

Quelles leçons tirer aujourd’hui de cette crise ?

Nous sommes en train de vivre un moment historique. Il y aura un « avant COVID-19 » et un « après » où il bien difficile de faire de conclusion hâtive.

Le ralentissement de l’’Economie actuelle est l’occasion parfaite de prendre du recul et capitaliser sur notre retour d’expérience - chose que nous ne faisons pas habituellement par manque de temps (ou de priorité ?). Le principe est d’identifier nos points forts mais également nos axes d’amélioration pour pouvoir y pallier.

D’un point de vue pratique, on se rend compte du bon fonctionnement du télétravail qui pouvait en effrayer plus d’un ou passer pour un simple aspect de marque employeur pour d’autres. Malgré la distance, nous pouvons être réactifs et répondre aux attentes des clients. Il est évident que nous avons dû réinventer notre univers de travail dans l’urgence mais au final, n’est-ce pas ce dont nous avions besoin pour fonctionner de manière agile ? Et la cerise sur le gâteau, cela a un impact des plus positifs sur l’environnement.
L’émergence des nouvelles technologies nous ont permis de rendre le télétravail plaisant mais aussi de poursuivre une communication fluide en interne comme en externe, en toute transparence.
De même, la créativité était au rendez-vous étant donné que le présentiel était à risque. Par exemple, en interne au sein de notre Cabinet Ruff & Associés, nous avons opté pour la gamification (chaque jour, un jeu était proposé pour conserver la cohésion d’équipe, etc.) mais aussi des conférences en ligne (webinar) auprès de nos clients pour conserver un lien - même si ce dernier demeure virtuel. Néanmoins, comme je le disais un peu plus haut, nous allons devoir faire face à de nombreuses incertitudes. Cette crise nous réserve encore bien des surprises et nous devons être solidaires pour rebâtir la compétitivité et l’économie de notre pays.

Visuel de Une Arnaud Ruff (DR et courtesy Cabinet Ruff)

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