Tenir son AG et respecter

Tenir son AG et respecter les délais comptables dans le contexte de la crise du Covid-19

Trois ordonnances apportent des dérogations temporaires et exceptionnelles de nature à sécuriser les entreprises dans leur fonctionnement, dans le contexte de la crise du Covid-19. Éléments de réponse avec la FAQ mise à disposition par la Direction Générale du Trésor.

Prises sur le fondement de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19, trois ordonnances apportent des dérogations temporaires et exceptionnelles de nature à sécuriser les entreprises dans leur fonctionnement :

ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de Covid-19 ;

ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de Covid-19 ;

ordonnance n°2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période.

Qui est concerné ?

Les mesures relatives aux assemblées ont un champ d’application
très vaste et bénéficient notamment aux :
- sociétés civiles et commerciales (SNC, SCS, SA, SARL, SCA, SAS et sociétés en participations),
- associations, fondations,
- groupements d’intérêt économique, groupements européens d’intérêt économique,
- coopératives,
- mutuelles, unions de mutuelles, fédérations de mutuelle,
- fonds de dotation, fonds de pérennité.
Par souci de simplicité, ces formes juridiques sont désignées dans
ce document par le terme « groupement ».

Quelle est la durée d’application des mesures dérogatoires ?

Les mesures sont temporaires : elles sont applicables aux assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020.
Le cas échéant, ce délai pourra être prolongé par décret jusqu’au 30 novembre 2020 au plus tard.

Quelles sont les assemblées concernées ?

L’ensemble des assemblées de ces groupements sont visées par l’ordonnance. Il peut donc s’agir des assemblées générales (AG) des actionnaires ou associés (qu’il s’agisse d’une AG ordinaire ou extraordinaire, et de l’AG annuelle ou non), membres, sociétaires ou délégués, des assemblées spéciales ou des assemblées des porteurs de valeurs mobilières ou titres financiers particuliers (par exemple, les assemblées des obligataires), etc.

Tenue des assemblées et des réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction

1.Que signifie tenir une assemblée « à huis clos » ?

Une assemblée « à huis clos » est une assemblée tenue sans que les membres de l’assemblée (les actionnaires ou les associés pour les assemblées des sociétés, les membres pour les assemblées des associations, etc.) n’assistent à la séance en y étant présents physiquement.
Dans ce cas, les membres de l’assemblée participent et votent selon les autres modalités prévues par la loi et, le cas échéant, les statuts de la société ou des autres formes de groupement (voir : « Quels sont les droits des actionnaires et des membres lors d’une assemblée « à huis clos » ? »).

Une condition doit être satisfaite pour pouvoir organiser une assemblée « à huis clos » : le lieu où il est prévu que l’assemblée se tienne doit être visé par une mesure administrative ou interdisant les rassemblements de personnes pour des motifs sanitaires. Il peut par exemple s’agir d’une mesure de confinement ou d’une mesure interdisant les rassemblements d’un certain nombre de personnes, dans chaque cas si la mesure est justifiée par un motif sanitaire.

Pour déterminer si cette condition est satisfaite, il est possible de se placer à deux dates :
- celle de la convocation. Ainsi, si, à la date à laquelle l’assemblée est convoquée, le lieu où celle-ci doit se tenir est visé par une mesure administrative définie ci-dessus, l’organe compétent peut décider qu’elle se tiendra « à huis clos », peu important que cette mesure soit ensuite levée entre la date de la convocation et la date de l’assemblée(1)
. Il est donc possible d’anticiper les règles qui seront applicables à l’assemblée ; ou
- celle de la réunion. Ainsi, une assemblée qui aurait été convoquée avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance et qui se tiendrait après pourrait se tenir « à huis clos », sous réserve de remplir les autres conditions prévues par l’ordonnance (en particulier en ce qui concerne l’information des actionnaires).

2.Qui prend la décision de tenir une assemblée « à huis clos » ?

La décision d’organiser l’assemblée « à huis clos » est prise par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée. Il peut par exemple s’agir du gérant dans une société à responsabilité limitée, du conseil d’administration ou du directoire dans une société anonyme, ou de l’organe désigné à cet effet dans les statuts dans les sociétés par actions simplifiées, les associations ou les fondations.
Cet organe peut déléguer sa compétence au représentant légal. Il peut par exemple s’agir du directeur général ou du directeur général délégué dans une société anonyme à conseil d’administration.
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée n’est donc pas responsable pénalement lorsqu’il refuse la participation d’un actionnaire ou associé, compte tenu des mesures administratives restreignant les réunions et les déplacements en raison de la situation sanitaire.

3. J’ai décidé de tenir l’assemblée « à huis clos ». Comment les membres de l’assemblée peuvent-ils participer et voter ?

En premier lieu, la société (ou toute autre forme de groupement) peut organiser une conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Ce mode de participation, véritable alternative à la présence physique, doit être privilégié. Il est ouvert à l’ensemble des sociétés et autres formes de groupement et à l’ensemble des assemblées, y compris lorsque les règles qui les régissent normalement ne le prévoient pas.

En outre, il peut exceptionnellement être mis en œuvre même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou s’y opposent.
Une conférence téléphonique ou audiovisuelle peut être mise en œuvre quel que soit l’ordre du jour de l’assemblée, y compris pour les décisions relatives aux comptes.
Ces moyens techniques doivent remplir certaines conditions, précisées par les textes applicables.
De façon générale, ils doivent :
- Permettre l’identification des membres de l’assemblée ;
- Transmettre au moins la voix des participants ; et
- Permettre la retransmission continue et simultanée des débats.
Le recours à la conférence téléphonique ou audiovisuelle demeure cependant une option facultative, qui ne peut être mise en œuvre qu’en présence de moyens techniques adéquats.

Cette possibilité peut par exemple être mise en œuvre lorsque le nombre de membres est restreint, ce qui facilite leur identification.
D’autres modes de participation peuvent être mis en œuvre, dans les conditions prévues par les textes propres à chaque société ou autres formes de groupement (par exemple, le vote à distance ou la consultation par un acte recueillant le consentement des membres).
S’agissant de la consultation écrite, les conditions pour y recourir sont, dans les sociétés et autres formes de groupement pour lesquels la loi le prévoit déjà (par exemple pour une société à responsabilité limitée), assouplies : il n’est plus nécessaire que les statuts la prévoient, et elle peut être mise en œuvre quel que soit l’ordre du jour de l’assemblée, y compris pour les décisions relatives aux comptes.

L’application de ces autres modes de participation (vote à distance, consultation) doit se faire dans le respect de l’ensemble des autres règles applicables aux assemblées, en particulier celles qui concernent l’information de leurs membres et les droits de ces derniers (voir question 5).

4. J’ai décidé de tenir l’assemblée « à huis clos ». Comment les membres de l’assemblée doivent-ils en être informés ?

Les membres de l’assemblée doivent être informés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective.
Si la décision est prise alors que les formalités de convocation n’ont pas encore commencé, l’information peut être assurée par ces formalités de convocation.
Si au contraire, la décision est prise alors que les formalités de convocation ont déjà commencé, un régime spécifique d’information est prévu :
- les formalités déjà accomplies n’ont pas à être renouvelées ;
- les membres de l’assemblée sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée (sauf dans les sociétés cotées, où l’information est assurée par voie de communiqué) ;
- les formalités restant à accomplir doivent l’être dans les conditions ordinaires.

Dans tous les cas, l’information donnée aux membres de l’assemblée doit porter sur le fait que l’assemblée se tient « à huis clos », la date et l’heure de l’assemblée, ainsi qu’une description claire et précise des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits
en tant que membre de l’assemblée (en particulier le droit de voter). Par exemple, si une conférence téléphonique ou audiovisuelle est organisée, cette information porte sur la façon d’y accéder.

5. L’assemblée dont je suis membre se tient à « à huis clos ». Quels sont mes droits ?

- Pour des motifs sanitaires, l’ordonnance prévoit une dérogation exceptionnelle et temporaire au droit d’assister à la séance (à moins qu’une conférence téléphonique ou audiovisuelle ne soit organisée), ainsi qu’aux autres droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance(2).
- Les membres de l’assemblée conservent tous leurs autres droits, en particulier le droit de voter et, si les textes applicables à l’assemblée le prévoient, le droit de poser des questions écrites, celui de demander l’inscription de points ou de résolutions à l’ordre du jour, etc.

6. J’ai opté pour la tenue de mon assemblée « à huis clos », est-il toujours possible de maintenir à l’ordre du jour l’approbation des comptes ?

Le recours à la tenue d’une AG à huis clos est envisageable pour l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements. Cela inclut donc les décisions relatives aux comptes.

Il est cependant nécessaire de faire parvenir aux actionnaires tous les documents obligatoires et concernés par l’ordre du jour.

7. Lors de la tenue de mon AG, quelles sont les décisions pouvant être prises par voie de consultation écrite ?

L’ordonnance autorise toutes les assemblées à prendre des décisions par voie de consultation écrite et ce, sans recours nécessaire à une clause statutaire, lorsque ce mode de communication est déjà admis par la loi.

8. La communication des documents ou informations préalables à la tenue d’une assemblée est-elle soumise aux obligations d’envoi par voie postale ?

Afin de faciliter la communication des documents et informations préalablement à la tenue des assemblées, l’ordonnance autorise l’envoi de ces documents et informations par courrier électronique.
Pour cela, il est toutefois nécessaire que le membre de l’assemblée à l’origine de la demande ait indiqué son adresse électronique dans sa demande, ou que celle-ci soit déjà connue.

A défaut, l’envoi doit être réalisé dans les conditions habituelles, la société (ou les autres formes de groupement) ne saurait dans ce cas être tenue responsable si l’envoi ne parvient pas à son destinataire pour des raisons qui lui sont extérieures.

9. Je souhaite reporter mon assemblée. Est-ce possible ? Dans quelles conditions ?

Il est toujours possible de reporter son AG. Toutefois, l’obligation légale de faire approuver les comptes par l’AG dans un certain délai (généralement 6 mois) peut poser des difficultés en cas de report prolongé. L’ordonnance n°2020-318 aménage exceptionnellement ce délai. D’autres considérations peuvent naturellement faire obstacle au report de l’assemblée, laquelle peut
avoir à statuer sur des questions urgentes (renouvellement de mandats, autorisation de certaines opérations, etc.).

Trois cas de figure sont possibles
-  Soit la date de report envisagée permet de respecter le délai légal de six mois prévu pour l’approbation des comptes. Le report de l’AG se déroule alors selon la procédure habituelle de report(3)

- Soit la date de report envisagée se situe après ce délai légal de six mois. Dans ce cas, deux hypothèses sont possibles :
o Première hypothèse : pour que ce délai légal d’approbation des comptes soit étendu de trois mois, les conditions suivantes doivent être remplies :
1° Cette extension automatique est applicable aux sociétés (et autres groupements) qui ont clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mais qui n’ont pas encore approuvé leurs comptes au 12 mars 2020.

2° Si un commissaire aux comptes a été désigné (volontairement ou pour satisfaire les obligations légales), une autre condition doit être satisfaite : il faut que celui-ci n’ait pas encore émis son rapport sur les comptes au 12 mars 2020.

o Seconde hypothèse : les conditions ci-dessus ne sont pas remplies, ou l’entreprise souhaite reporter son AG au-delà du délai étendu. Dans ce cas, la prolongation du délai doit être sollicitée dans les conditions prévues par les règles normalement applicables(4)

10. En tant que membre d’un conseil d’administration, puis-je assister à une réunion du conseil par des moyens de télécommunications ?

Les membres des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction sont réputés présents aux réunions lorsqu’ils participent par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ces mesures sont applicables quel que soit l’objet de la décision, y compris l’approbation des
comptes, et sans qu’une clause statutaire ou un règlement intérieur n’ait à le mentionner.
Ces moyens de télécommunications doivent a minima transmettre la voix des participants permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

11. Est-il possible de prendre des décisions par écrit pour les organes collégiaux ?

Les décisions de ces organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent être prises par écrit dans des conditions assurant la collégialité de la délibération (délais de réponse suffisants, possibilité de formuler des observations ou des questions écrites avant de devoir se prononcer par exemple).

Mesures spécifiques aux sociétés cotées

12. Si je suis dans l’impossibilité de convoquer l’assemblée par voie postale, existe-t-il un risque de nullité de l’assemblée ?

L’obligation de convocation par voie postale est conservée. En revanche, l’assemblée n’est pas nulle si l’envoi postal de la convocation n’a pas eu lieu en raison de circonstances extérieures à la société ou si ses prestataires n’ont pas pu accéder à leurs locaux et préparer les convocations nécessaires.

13. Les délais de publication du rapport financier annuel (4 mois) et du rapport financier semestriel (3 mois) sont-ils maintenus ?

Les délais de publication du rapport financier annuel dans les 4 mois de la clôture de l’exercice et du rapport financier semestriel dans les 3 mois qui suivent la fin du premier semestre sont issus de la Directive européenne « Transparence ». Il n’est pas possible d’y déroger légalement en droit français, mais compte tenu de la situation, l’Autorité européenne des marchés financiers a invité l’Autorité des marchés financiers (AMF) à tenir
compte des circonstances exceptionnelles
et les entreprises à se rapprocher de l’Autorité des marchés financiers pour examiner la situation au cas par cas.

Mesures spécifiques aux autres sociétés et formes juridiques

14. Dans le cas où les convocations pour l’assemblée auraient déjà été envoyées et qu’après avoir effectué ces envois, j’opte pour une tenue de l’assemblée à huis clos ou par d’autres moyens de participation, dois-je renvoyer des convocations ?

Sous réserve de respecter les formalités et délais requis par la loi, les membres de l’assemblée sont informés de la modification des modes de participation et également de l’ensemble de leurs droits (à huis clos ou par visioconférence ou par des moyens de télécommunications) par
tous moyens au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée. Sous réserve du respect de ce délai, la modification du lieu de l’assemblée ou du mode de participation ne constitue par une irrégularité de convocation et ne donne pas lieu à un renouvellement des formalités de convocation.
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée doit s’assurer de l’information effective car il est nécessaire que les actionnaires et membres de l’assemblée soient personnellement informés de la convocation. Il s’agit pour l’organe en charge de l’envoi de la convocation d’une obligation de moyen et non de résultat.

Arrêté, audit, revue, approbation et publication des comptes

15. Ma société est une société anonyme à directoire et conseil de surveillance et clôture ses comptes au 31/04/2020. De quel délai dispose le directoire pour arrêter ses comptes ?

Le délai d’arrêté des comptes pour le directoire de 3 mois à compter de la clôture des comptes est prorogé de 3 mois. Le directoire qui aurait dû arrêter ses comptes le 31/07/2020 au plus tard aura donc jusqu’au 30/10/2020 pour le faire.

16. Ma société compte 350 employés au 31/12/2019 et mon exercice est calé sur l’année civile. Quand le conseil d’administration de ma société doit-il arrêter les comptes de la société au plus tard ?

Le conseil d’administration d’une société qui, à la clôture d’un exercice social, compte 300 salariés ou plus ou dont le montant net du chiffre d’affaires est égal à 18 millions d’euros doit normalement arrêter ses comptes dans les 4 mois de la clôture, soit fin avril au plus tard pour les sociétés qui clôturent au 31/12/2019.
Ce délai pour arrêter les comptes est prorogé de 2 mois. Le conseil d’administration de la société de plus de 300 salariés au 31/12/2019, date anniversaire de la clôture de ses comptes, aura alors jusqu’au 30/06/2020.

17. Ma société est une SAS. Elle clôture ses comptes au 31/12/2019 et ses statuts prévoient une approbation des comptes dans les 4 mois de la clôture, soit au 31/04/2020 pour une société. Jusqu’à quand puis-je tenir mon AG ?

Toutes les formes sociales de sociétés (sociétés civiles et commerciales, groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, caisses de crédit municipal
et caisses de crédit agricole mutuel, fonds, associations, fondations par exemple) et d’entités dépourvues de personnalité morale de droit privé (sociétés en participation par exemple) bénéficient de la prorogation de trois mois des délais d’approbation des comptes, y compris lorsque ces délais sont fixés par les statuts. Dans le cas d’une SAS qui clôture ses comptes au 31/12/2019 et dont les statuts prévoient une approbation des comptes dans les 4 mois de la clôture, la société aura jusqu’au 31/07/2020 pour faire approuver ses comptes.

18. Je dirige un organisme de droit privé qui bénéficie de subventions publiques et qui clôture ses comptes au 31/03/2020. Jusqu’à quelle date puis-je transmettre le compte rendu financier aux autorités qui les ont versées ?

Les organismes de droit privé bénéficiaires d’une subvention publique ont 6 mois à compter de la clôture pour produire un compte rendu financier auprès des autorités qui les ont versées.
Ce délai de production de ce compte rendu financier est prorogé de 3 mois. Un organisme de droit privé qui clôture ses comptes au 31/03/2020 aura donc jusqu’au 31/12/2020 pour transmettre
son compte rendu financier.

19. Ma société est en liquidation. Elle clôture ses comptes au 31/12/2019. Jusqu’à quelle date le liquidateur peut-il établir les comptes annuels ?

Un liquidateur doit établir les comptes annuels dans les 3 mois de la clôture de chaque exercice soit le 30/06 au plus tard pour une société clôturant ses comptes au 31/12/2019.
Ce délai est prorogé de 2 mois. Le liquidateur d’une société en liquidation clôturant ses comptes au 31/12/2019 aura donc jusqu’au 30/08/2020 pour établir les comptes annuels

20. Je suis un entrepreneur individuel à responsabilité limitée et je clôture mes comptes au 31/10/2019. Jusqu’à quelle date puis-je déposer mes documents comptables au registre du commerce et des sociétés ?

Un entrepreneur individuel à responsabilité limitée (EIRL) doit normalement déposer ses documents comptables auprès du registre du commerce et des sociétés dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice, soit le 30/04/2020 au plus tard dans le cas d’un EIRL qui clôture ses comptes au 31/10/2019. Le délai de dépôt des comptes sera prolongé de trois mois à compter de la cessation de l’état d’urgence en application de l’article 2 de l’ordonnance n°2020-306.

1- 1 A condition qu’à la date de l’assemblée, les mesures dérogatoires soient toujours applicables (voir : « Quelle est la durée d’application des mesures dérogatoires ? »)
2- Par exemple, le droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance
3- Seule une décision de l’organe qui a convoqué l’assemblée est généralement nécessaire, sous réserve d’en informer les membres de l’assemblée.
4 - La prolongation du délai s’effectue généralement via une demande formulée auprès du président du tribunal de commerce, statuant sur requête.

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