30 mars 2026
La DSN de substitution accroît l’importance d’un processus interne rigoureux au sein des services paie
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) centralise toutes les données sociales des entreprises. À partir du mois de mars 2026, l’administration pourra effectuer des rectifications automatiques. Estelle Trichet, co-responsable du groupe de travail Social de Walter France,alerte les entreprises sur l’importance de fiabiliser les données sociales en amont de leur transmission à l’administration.
La Déclaration sociale nominative (DSN) est une obligation légale pour les employeurs du secteur privé et des trois fonctions publiques (Etat, territoriale et hospitalière).
Produite mensuellement à partir de la fiche de paie, elle a remplacé la majorité des déclarations sociales et permet une transmission automatisée, fiabilisée et sécurisée des données sociales. Depuis son déploiement, les services paie doivent, chaque année, procéder au paramétrage spécifique des données dans le logiciel de paie par l’intégration des fiches de paramétrage. Cette mise à jour permet de rattacher correctement les salariés de l’entreprise aux contrats santé, prévoyance ou retraite supplémentaire, de fiabiliser le calcul des cotisations, de produire des DSN comportant toutes les données requises pour leur traitement par les organismes complémentaires.
Depuis le 1er janvier 2023, les URSSAF sont chargées de vérifier l’exhaustivité, la cohérence et la conformité des données contenues dans les DSN, afin de garantir l’exactitude des cotisations et des contributions recouvrées.
Chaque mois, elles mettent à disposition des employeurs, en retour des DSN envoyées, un « compte rendu métier » (CRM) qui indique au déclarant les données présentant une anomalie et la nature de chaque anomalie. L’employeur est tenu d’effectuer les corrections demandées.
En mars de chaque année (à partir de 2026), un CRM de rappel portant sur les données N-1 sera adressé aux déclarants. En l’absence de correction ou de prise de contact avec l’URSSAF dans un délai de 2 mois suivant sa réception, l’URSSAF ou la MSA pourra procéder automatiquement à la correction de la DSN. La déclaration ainsi rectifiée se substituera, dès mai 2026, à celle transmise initialement par l’employeur. Cette DSN de substitution sera transmise à l’ensemble des organismes sociaux.
Dans un premier temps, seules les données ayant un impact sur les droits à la retraite (base et complémentaire) seront concernées.
La généralisation de la DSN de substitution renforce la nécessité de fiabiliser les données sociales.
Cela implique une vigilance des services paie avant le calcul de la paie – cohérence des éléments variables, paramétrage à jour, rattachement des salariés à chaque contrat, etc. –, au moment du calcul du bulletin – vérification des assiettes, taux, plafonds, affiliations etc. – et en amont/aval du dépôt de la DSN – contrôles intégrés aux logiciels de paie, outils des contrôles mis à disposition, suivi et correction automatique des CRM –.
Pour Estelle Trichet : « La DSN de substitution modifie la relation entre l’entreprise et l’administration sociale, avec pour l’entreprise une perte de maîtrise sur les corrections appliquées aux déclarations et un risque financier. Les équipes paie doivent désormais assurer la production courante de la DSN, mais également comprendre, contester ou intégrer la gestion des corrections imposées par les organismes sociaux. Cela implique des ajustements de pratique, des contrôles supplémentaires et une coordination avec ces organismes. Cette évolution accroît donc l’importance d’un processus interne rigoureux au sein des services paie. »
Estelle Trichet