Covid-19 : précisions sur le régime social et fiscal applicable aux télétravailleurs

Par le cabinet d’avocats CMS Francis Lefebvre Avocats mobilisé pour apporter son expertise sur les mesures prises dans le cadre de la crise sanitaire actuelle.

Les modalités de recours au télétravail

Lors de son allocution du 14 mars 2020, le Premier Ministre Edouard Philippe a annoncé la fermeture jusqu’à nouvel ordre, de tous les lieux recevant du public, non indispensables à la vie du pays.

L’ensemble des employeurs a donc dû repenser les modalités d’organisation du travail de leurs salariés en mettant en place impérativement le télétravail pour tous les postes qui le permettent.

En principe, le télétravail doit être mis en place par le biais d’un accord collectif ou, à défaut, d’une charte rédigée par l’employeur après avis du comité social et économique. En l’absence d’accord collectif ou de charte, le salarié et l’employeur peuvent convenir de recourir au télétravail d’un commun accord, accord formalisé par tout moyen. Il est, en toute hypothèse, conseillé d’encadrer le recours au télétravail par un support écrit tel qu’une clause ou avenant au contrat de travail.

Pour autant, face à l’épidémie du Coronavirus, les modalités de recours au télétravail sont considérablement assouplies.
En effet, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, l’article L.1222-11 du Code du travail autorise l’employeur à instaurer le télétravail, de manière unilatérale, sans l’accord des salariés.

La mise en place du télétravail dans ce contexte ne nécessite donc aucun formalisme particulier. Dans cette situation, le télétravail est considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Les obligations de l’employeur

Depuis l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017, le Code du travail ne prévoit plus d’obligation pour l’employeur de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail. Cette modification législative ne signifie pas pour autant que l’employeur est dispensé de toute obligation en la matière.

En effet, l’article 7 de l’ANI du 19 juillet 2005, qui reste applicable aux entreprises non couvertes par un accord collectif d’entreprise sur le télétravail dispose que l’employeur prend en charge, dans tous les cas, les coûts directement engendrés par le télétravail, en particulier ceux liés aux communications.

 En pratique, l’employeur reste donc tenu de mettre à disposition des salariés les équipements qui leur permettent d’effectuer leur travail à distance (matériel, connexion internet, chauffage, électricité, etc.) et d’en supporter le coût, ainsi que d’en assurer la maintenance.

S’agissant du régime social afférent à ces coûts, les frais engagés par le salarié en télétravail seront considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi. L’employeur devra alors être en mesure de justifier la réalité et le montant des remboursements de ces frais professionnels en cas de contrôle.

En revanche, si l’employeur retient une indemnisation ou une prime forfaitaire, sans subordonner son versement à la transmission de justificatif par le salarié en télétravail, cette rémunération complémentaire doit être soumise à cotisations et contributions sociales dans les mêmes conditions que pour du salaire.

Le traitement fiscal des nouveaux frais occasionnés pour le salarié

Du point de vue fiscal, le salarié est en droit de s’interroger sur ses nouveaux frais occasionnés par le travail à domicile.

Au moment d’établir sa déclaration annuelle d’impôt sur le revenu, chaque salarié membre d’un foyer fiscal dispose d’un choix entre la déduction forfaitaire de 10 % appliquée automatiquement ou, sur option, la déduction des frais réels.

 La déduction forfaitaire de 10 % s’applique sans justification et couvre les dépenses professionnelles telles que les frais de déplacement du domicile au lieu de travail, les frais de restauration sur le lieu de travail, les frais de documentation. Calculée sur le montant brut des rémunérations (diminué des cotisations sociales), elle s’élève à 441 euros au minimum et à 12 627 euros au maximum au titre de l’année 2019.

 Si ses frais professionnels réels sont supérieurs à la déduction forfaitaire de 10%, le salarié peut avoir intérêt à demander leur déduction « au réel », d’autant que son montant n’est pas plafonné.

Pour être déductibles, les coûts, payés par le salarié au cours de l’année d’acquisition de ses revenus et nécessités par l’exercice de son activité, doivent être justifiés. Une liste détaillée figurera utilement en annexe de la déclaration en ligne et les justificatifs correspondants (factures, quittances, attestations) devront être conservés pendant trois années afin de pouvoir les présenter sur demande du centre des Finances publiques.

Dans le cadre du télétravail, les dépenses qui peuvent être comptabilisées concernent en premier lieu le domicile. Un locataire occupant une partie de son logement au titre de son travail peut ainsi déduire une part de son loyer au prorata de la surface occupée. Il a aussi la possibilité de déduire une fraction de ses charges (chauffage, électricité, téléphone, abonnement à Internet) ainsi que ses fournitures, sa documentation, et ses équipements de bureau, dans la limite de leur utilisation professionnelle.

Dans l’hypothèse où l’employeur vient à indemniser le salarié pour tout ou partie de ces dépenses, le choix du salarié d’opter pour la déduction des frais réels implique le devoir d’ajouter à son revenu brut imposable la totalité des allocations pour frais spéciaux d’emploi, quelle qu’en soit la forme (remboursement de frais sur justificatif ou indemnités forfaitaires).