Dématérialisation des Marchés publics : des procédures simplifiées pour la Métropole NCA

La Métropole est-elle prête pour ce passage au tout démat le 1er octobre 2018. Comment s’est passée la phase de préfiguration qui se termine ?

La Métropole Nice Côte d’Azur a déployé, depuis plusieurs mois, l’ensemble des moyens nécessaires en vue du passage à la dématérialisation de la commande publique et des marchés au 1er octobre 2018.
La direction des contrats publics a travaillé en étroite collaboration avec les équipes de la direction des systèmes d’information de la Métropole, les services du SICTIAM, en lien avec le prestataire de la plateforme « marchés sécurisés », la société ATLINE.

Aviez-vous mis en place une équipe dédiée à cette transformation digitale ?

Cette dématérialisation de la commande publique s’inscrit, depuis quelques années déjà, dans un processus plus global de dématérialisation de l’ensemble de la chaîne comptable (Protocole d’Echange Standard). L’équipe a fonctionné en mode projet avec l’aide des chefs de projets métiers, dans le cadre d’ateliers dédiés. Des formations à la réception, au décryptage des offres et à la notification électronique, seront délivrées par le SICTIAM, en septembre 2018.

Quelles problématiques ont été les plus compliquées à solutionner pour que ces nouveaux process soient opérationnels au sein de vos équipes ?

La principale difficulté a consisté à créer des « passerelles »
entre les différents Systèmes Informatiques (SI marchés, plateforme de dématérialisation), la mise en place d’une Gestion Electronique des Documents transverse, et le paramétrage des certificats de signature électronique.

Quelles sont les avantages attendus du recours à ces nouvelles technologies pour les collectivités publiques ? Et précisément pour la Métropole Nice Côte d’Azur ?

L’introduction de la dématérialisation laisse augurer de nombreux gains. Tout d’abord une rationalisation et une simplification des procédures, une meilleure traçabilité des échanges (archivage à terme), un gain sur la consommation de papiers et l’ouverture facilitée à l’open data.

Et pour les entreprises ?

L’accès à la commande publique pour les entreprises se voit harmonisé et facilité (plus de souplesse dans la remise des plis, des gains financiers sur les consommables et les déplacements), une transparence accrue dans la traçabilité des échanges et le suivi de la procédure et globalement un meilleur suivi de l’information.

Quels accompagnements avez-vous prévu, notamment pour les entrepreneurs de « petites sociétés » disposant de peu de temps et parfois mal équipés en informatique ?

Les règlements de consultation seront repris pour sensibiliser les opérateurs économiques aux bonnes pratiques en terme de dématérialisation des offres et aux pré-requis et tests préalables nécessaires. Christian Estrosi, Maire de Nice, Président de la Métropole Nice Côte d’Azur a voulu que des outils soient mis en place pour faciliter l’accès des petites entreprises, notamment locales, aux marchés publics.

Un numéro vert Accueil Marchés Publics Nice Côte d’Azur, 0800 05 06 06, a été ainsi mis en service en 2015 et permet de répondre aux questions des entreprises.
À noter, à ce titre, que la DAJ du Minefe a mis en ligne, en mai 2018, un guide très pratique de la dématérialisation pour les opérateurs économiques. Des vidéos et tutoriels sont également accessibles.

Comment avez-vous collaboré avec les fédérations professionnelles (bâtiment, industrie, etc), pour qu’elles soient en amont/aval de bon « relais » d’information ?

La direction des contrats publics a rencontré, dès le mois de février, la fédération du BTP 06 pour une présentation des enjeux et une démonstration vidéo des modes opératoires.

7Qu’en est-il en matière de dématérialisation et de facturation électronique, en dessous de 25 000 euros HT ? Les directives européennes prévoient-elles une exonération (notamment d’exigence d’offres dématérialisées) pour les marchés de faible montant ?
La Métropole Nice Côte d’Azur n’imposera pas la dématérialisation des procédures, pour les marchés
inférieurs au seuil de 25 000 euros HT, comme le prévoit la règlementation.

Pour la facturation électronique, il n’existe pas de limitation liée au montant de la facture. Les seuils mis en place concernent le déclenchement de l’obligation pour les entreprises, selon leur taille, de produire des factures électroniques, déposées sur le portail Chorus Pro. Le flux le plus important concernera l’année 2019. Mais d’ores et déjà nous dépassons les 40% de factures déposées sur Chorus en 2018.

Une entreprise transmettant à la Métropole, une offre « papier » au lieu d’une offre « dématérialisée », comme l’exige la réglementation, doit-elle être obligatoirement rejetée ? Une régularisation est-elle légalement possible ?

Toute offre papier sera rejetée. La réception des offres non électroniques est interdite, à l’exception des copies de sauvegarde, maquettes et échantillons, ou exceptions dûment visées à l’article 41 du décret 2016-360 du 25/3/2016.

Une fois cette dématérialisation « rodée », quels seront les prochains challenges du Service Marchés publics de la Métropole Nice Côte d’Azur ?

Une fois la dématérialisation rodée, le service des marchés publics de la Métropole Nice Côte d’Azur s’engagera dans la prochaine étape de mise en place d’un système d’archivage électronique des offres.